Recuperar recibos de nomina

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Debido a un error de introducción de datos o cuando el aviso de despido y/o vacaciones no se envía a la oficina de nóminas a tiempo, se entregan pagos a empleados que no los han recibido. Ambos errores deben corregirse lo antes posible. Los procedimientos utilizados para recuperar el pago en el año natural actual, el anterior o el posterior se describen en este documento.
Cuando se haya emitido un cheque por un importe erróneo y se detecte el problema antes de que se distribuya el cheque al empleado, el lugar operativo deberá devolver el cheque de nómina inicial a la Oficina Central y solicitar su anulación. Cualquier cambio de estado debe reflejarse en el registro de asignación.
La recuperación debe realizarse mediante deducciones en la nómina siempre que sea posible y cuando el empleado ya esté implicado en la nómina (por ejemplo, está trabajando actualmente en la nómina de la RF y no está en una licencia no remunerada).
Debe alertar al empleado con un Formulario de Ajuste de Compensación cumplimentado en un plazo de ocho semanas a partir de la fecha en que se produjo el sobrepago y tres semanas antes de la deducción propuesta mientras se toma el sobrepago a través de la nómina. Para tomar la deducción vía nómina, el empleado no necesita devolver o firmar el Formulario de Ajuste Salarial. El empleado también debe recibir el Aviso de Proceso de Apelación de Ajuste Salarial.

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El requisito de que los salarios estén sujetos al impuesto sobre el trabajo y a la retención en el año en que se ganan es un concepto central en la declaración de salarios y de impuestos. En consecuencia, los salarios están sujetos al impuesto federal sobre la renta (FIT), a la retención del impuesto federal sobre la renta (FITW), a la Seguridad Social/Medicare (FICA) y al seguro federal de desempleo (FUTA) sin restricciones sustanciales en el momento en que los salarios se ponen a disposición de los trabajadores. (Véase el Reglamento 1.451-2(a) del IRS).
Independientemente de que los salarios se hayan abonado o no en el momento del pago, se aplica la doctrina de la recepción implícita. Por ejemplo, a pesar de cualquier requisito potencial de reembolso, un anticipo salarial o un sobrepago salarial sigue estando sujeto al impuesto sobre el trabajo y a la retención en el año en que se ganó.
Cuando un empleado devuelve un sobrepago en el mismo año, el reembolso aparecerá en su formulario W-2 del IRS sobre salarios e impuestos. Para garantizar que el formulario W-2 de fin de año sea correcto, la oficina de cumplimiento de nóminas e impuestos reducirá los salarios imponibles del empleado y los impuestos relacionados para ese año natural.

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La oficina de nóminas de Columbia no reducirá el salario de un empleado sin el consentimiento por escrito de éste o sin pruebas de que se le concedió el debido proceso antes de la reducción del salario. Una copia de las cartas enviadas al empleado diciéndole que se le reduciría el salario si se negaba a devolver la deuda o a aportar pruebas que demostraran que no había un pago excesivo es prueba suficiente del debido proceso. No es necesario enviar ninguna de las dos cartas si el empleado no impugna el pago en exceso. El empleado ha sido informado del derecho a recurrir la suma del sobrepago y ha aceptado el método de reembolso, según el tipo de Reconocimiento de Sobrepago/Autorización de Reducción de Salario firmado.
Si realiza un pago en exceso, debe devolverlo dentro del mismo ejercicio fiscal. Habrá que tomar medidas y presentar documentación adicional en los raros casos en que el pago en exceso se produzca en un ejercicio fiscal y no se encuentre hasta el siguiente. Los siguientes datos se refieren a los reembolsos efectuados durante el mismo ejercicio fiscal.

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Los gastos menores suelen pagarse con tarjetas de crédito de la empresa o pidiendo a los trabajadores que paguen de su bolsillo. Ambas opciones, sin embargo, son limitadas: no se puede esperar que los miembros del equipo paguen miles de dólares de su propio bolsillo para las necesidades de la empresa. Por otra parte, las tarjetas de la empresa suelen estar restringidas a los directivos y pueden ser difíciles de controlar.
Los gastos prepagados, también conocidos como anticipos de gastos, se producen cuando una empresa paga a un empleado dinero por adelantado para cubrir un gasto conocido. Se ofrece el dinero al empleado antes de que lo necesite, en lugar de obligarle a pagar de su propio bolsillo.
Es una opción mejor que utilizar tarjetas de crédito de la mutua o presentar reclamaciones de gastos de los empleados. Estos dos enfoques no siempre son factibles para todas las empresas; por ejemplo, puede que no tenga suficientes tarjetas de crédito para distribuir.
También hay que abstenerse de exigir a los trabajadores que paguen de su bolsillo, aunque luego se les reembolse. De hecho, no es realista pedir a los miembros del equipo que paguen los gastos de la empresa con su propio dinero, sobre todo cuando las cantidades son considerables.

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